NS-Business Card en NS Go
Indien uw werkgever ervoor heeft gekozen om u een NS-Business Card ter beschikking te stellen kunt u gebruikmaken van verschillende (mobiliteits-)diensten. Deze diensten kunnen zowel door NS als door derde partijen worden geleverd en zijn afhankelijk van de mobiliteitsdiensten die uw werkgever toegestaan heeft. Alle diensten van NS en overige dienstverleners worden gefactureerd door NS middels de NS-Business Card factuur. In de van toepassing zijnde Productvoorwaarden is beschreven welke rechten en verplichtingen het gebruik van de NS-Business Card en de Diensten met zich meebrengt. Indien u een NS-Business Card aanvraagt zal NS controleren of er nog openstaande vorderingen bekend zijn bij NS bij de door u opgegeven gegevens. Indien er een betalingsachterstand bestaat behoud NS zich het recht voor uw overeenkomst te beëindigen.
NS Go is het mobiliteitsplatform waarmee uw werkgever in staat wordt gesteld om het mobiliteitsbeleid te beheren en sturen op duurzame mobiliteit. Voor u als medewerker betekent dit dat het aanvragen en beheren van mobiliteitsdiensten en de administratie van zakelijke en privéreizen eenvoudiger afgehandeld kan worden. Middels NS Go wordt een integratie met het HR-systeem van uw werkgever gerealiseerd waardoor inzicht en administratieve afhandeling van diensten en reizen gerealiseerd kan worden.
NS of de mobiliteitsdienst is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van de reis of dienst. Uw werkgever is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die worden verwerkt in het NS Go platform.
Welke persoonsgegevens gebruiken wij?
Indien u boeker bent, reist of gebruikmaakt van diensten die via de NS-Business Card worden betaald verwerken wij uw (zakelijke) contactgegevens, uw kaartnummer, eventueel uw emailadres en de adresgegevens waar u van of naartoe reist.
Maakt u en uw werkgever gebruik van NS Go, dan bepaalt uw werkgever welke gegevens worden geïntegreerd in het NS Go platform. Uw werkgever zal enkel gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de administratieve afhandeling van de voor u beschikbare diensten. Dit zullen in elk geval zijn uw voor- en achternaam, (privé en/of werk)adres, zakelijk emailadres, personeelsnummer, geboortedatum, geslacht (M/V/X), (arbeids)overeenkomst start- en einddatum, informatie met betrekking tot uw rol in de organisatie. Daarnaast vereisen bepaalde mobiliteitsdiensten een pasfoto die u zelf dient te uploaden op het NS Go platform.
Uw werkgever ontvangt geen tijdstippen van de door u gemaakte reizen. De tijdstippen worden door NS echter wel gebruikt om de door u gemaakte reizen te labelen als een ‘zakelijke reis’ of een ‘privéreis’ (let op: er worden geen tijdstippen getoond aan/gedeeld met uw werkgever).
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Om van uw treinreis een complete deur-tot-deur-reis te maken kunt u de diensten eenvoudig online, via de NS-app boeken. Om van deze diensten gebruik te maken dient u in het bezit te zijn van een gepersonaliseerde zakelijke OV-chipkaart, de NS-app en een NS (Go) account.
NS Go maakt het mogelijk voor u en uw werkgever om uw reizen en diensten te administreren en biedt uw werkgever inzicht in het (duurzaam) gebruik van mobiliteit.
De grondslag voor de verwerking is: de uitvoering van de overeenkomst
Wij gebruiken een deel van bovengenoemde gegevens als onderdeel van de reisovereenkomst die wij met u sluiten voor uw reizen en diensten. Bijvoorbeeld voor het in rekening brengen van de prijs van de reis of het afhandelen van een verzoek aan onze klantenservice. Wanneer u deze gegevens niet aan ons en eventueel andere mobiliteitsdiensten verstrekt, is het niet mogelijk deze diensten te gebruiken met een NS-Business Card of het NS Go platform te gebruiken.
De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang van uw werkgever
Uw werkgever heeft een gerechtvaardigd belang voor het verkrijgen van inzicht in uw zakelijke reizen en het kunnen vormgeven van haar mobiliteitsbeleid. Met NS Go kan uw werkgever bijvoorbeeld inzicht krijgen in gegevens over duurzaamheid en gemaakte kosten. Daarnaast kunt u gebruikmaken van NS Go om uw reizen in te zien en eventueel om deze als zakelijk of privé aan te merken.
Met wie delen wij gegevens?
Wanneer u gebruikmaakt van andere mobiliteitsdienstverleners dan NS zal NS met deze dienst uw kaartnummer en reisgegevens uitwisselen.
Wij schakelen derden in voor de uitvoering van IT-diensten. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel. Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens.
Wij kunnen uw persoonsgegevens onder omstandigheden doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte. Als wij dat doen treffen wij passende maatregelen met deze partijen bijvoorbeeld door het sluiten van de standaardbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw reisgegevens tot 18 maanden na gebruikmaking van de dienst en 18 maanden na het beëindigen van de NS-Business Card overeenkomst. Uw werkgever kan de persoonsgegevens tot maximaal 7 jaar bewaren. Uw persoonsgegevens blijven in het NS Go platform niet langer bewaard dan nodig is om de genoemde doeleinden te bereiken en zullen worden verwijderd indien u uw gebruikersaccount deactiveert.